Toute entreprise recherche forcément de l’efficacité pour accroître son chiffre d’affaires. À cet effet, rien ne devra être laissé au hasard et tout doit être bien ordonné. Ainsi, vous devez ordonner les tâches à faire pour que rien ne vous échappe au temps déterminé. Pour ce faire, on pourra utiliser le Microsoft Excel pour optimiser nos tâches. C’est un des logiciels les plus compliqués de Microsoft Office et donc optimiser vos tâches ne sera pas une simple tâche. Toutefois, en lisant cet article jusqu’au bout, ce sera un jeu d’enfant pour vous de faire votre optimisation sur Excel.
L’optimisation des tâches, pour quoi faire ?
La bonne gestion d’une entreprise est un art que vous devez développer si tant est que vous vouliez le succès de votre boîte noire. Pour mieux gérer, vous devez savoir planifier. En effet, la planification vous permet de déterminer et d’ordonnancer vos tâches. Cette manière d’optimiser vos tâches a pour principal objectif de vous aider à faire une mise au point de vos priorités. Toute chose ne pouvant être faite au même moment, la planification permettra de définir comment vos tâches seront exécutées suivant une bonne logique.
Dans ce registre, vous tiendrez également compte du temps. En outre, elle est faite en tenant compte des ressources à mettre à la disposition de la tâche à exécuter sur la période définie. Optimiser vos tâches à effectuer, c’est atteindre efficacement vos objectifs d’entreprises en sachant bien utiliser vos ressources sur une période prédéfinie. Cela dit, elle vous aide à consacrer la bonne personne à la bonne activité et au moment adéquat. Pour réussir ce découpage des tâches comme une liste déroulante sur Excel, on peut bien se servir d’Excel en faisant comme ce qui suit.
Faire sa planification sur Excel
Pour optimiser vos tâches sur Excel, vous devez utiliser un format qui convient bien à l’activité que vous menez. Toutefois, vous devez premièrement tenir compte de l’optimisation qui vous arrange le mieux. À cet effet, vous devez concrètement savoir si vous devez planifier à la semaine, au moins ou bien à la journée. Ensuite, vous définirez le temps qui sera alloué à chaque tâche, par exemple le nombre de demi-journées que cela prendra. Quant aux ressources, vous devez considérer la façon d’ordonner les tâches de vos employés. Aussi, vous devez savoir si la gestion de votre temps est tributaire de vos équipes. Pour finir, n’oubliez pas de définir vos dates de début et de fin.
Une astuce pour mieux faire
Pour mieux optimiser vos tâches sur Excel, vous pouvez aussi télécharger Excel 2013 To-do-list qui vous permettra d’aller plus rapidement. Il est déjà mis en forme avec des couleurs qui renseigne sur la nature de vos tâches. Vous pourrez utiliser les filtres en faisant un clic gauche de souris sur la case qui se trouve du côté droit des en-têtes de colonne. C’est un outil facile à utiliser et vous pouvez insérer toutes les actions qui vous sont importantes. Avec ces actions, vous définirez vos étapes toujours en vous servant de ce précieux outil. Il est conseillé de vous limiter à trois niveaux de priorité pour avoir bien à l’œil l’importance de vos tâches.
Par ailleurs, n’oubliez pas d’archiver les tâches ou actions déjà menées dans un nouveau classeur que vous nominerez. Enfin, il y a des filtres qui vous permettent d’extraire les tâches à réaliser.